Tietosuojaseloste

Tässä käytännössä kerrotaan, mitä henkilötietoja käsittelemme, kun käytät syntransfer.ro-palvelua, miksi, kuinka kauan säilytämme niitä ja mitä oikeuksia sinulla on asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) nojalla.

1. Rekisterinpitäjä

syntransfer.ro-palvelun kautta käsiteltävien tietojen rekisterinpitäjä on SYNAPTIC SYSTEMS SRL, jonka kotipaikka on Str. Puțul cu Plopi nr. 18, Sektori 1, Bukarest, Romania, ja toimipaikka Str. Colonel Corneliu Popeia nr. 37, Sektori 5, Bukarest, kaupparekisterinumero J2008004760405, verotunniste RO 23504970.

Tietojasi koskevat kysymykset ja pyynnöt: office@syntransfer.ro.

2. Lyhyesti

• Kaikki tiedot, myös tiedostot, tallennetaan omille palvelimillemme Romaniassa. Sähköpostit lähetetään omien postipalvelimiemme kautta.
• Emme myy tietoja, emme näytä mainoksia emmekä käytä seuranta- tai analytiikkaevästeitä.
• Emme pysty lukemaan päästä päähän salattuja siirtoja.
• Tiedostot poistetaan automaattisesti niiden vanhentuessa, ja voit itse poistaa tilisi milloin tahansa tilisivultasi.

3. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennettu vain peruuttamattomassa kryptografisessa muodossa), ensisijainen kieli, suojausasetukset (kaksivaiheinen vahvistus) sekä Google- tai Microsoft-kirjautumisessa kyseisen tilin tunniste.
• Tilaus- ja laskutustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, maa; yrityksiltä: yrityksen nimi, verotunniste, kaupparekisterinumero ja valinnaisesti IBAN; valittu tilaus, summat ja tilaushistoria.
• Maksutiedot: korttimaksut käsittelee Stripe; saamme ainoastaan maksuvahvistuksen sekä Stripen asiakas- ja tilaustunnisteet, emme korttitietojasi.
• Siirrot: tiedostot, niiden nimet ja koko, lähettäjän sähköposti, vastaanottajien sähköpostit, viesti ja mahdollinen ääniviesti, siirron asetukset (vanheneminen, kryptografisessa muodossa tallennettu salasana, latausraja) sekä lataustilastot (päivämäärä, IP-osoite).
• SynBox, kauppa ja tiedostopyynnöt: tallennetut tiedostot ja toimintaloki (lataukset palveluun ja palvelusta, poistot), kaupan profiili- ja tuotetiedot sekä niiden henkilöiden nimi ja sähköposti, jotka lähettävät sinulle tiedostoja pyyntöjen kautta.
• Tiimit: tilauksen haltijan kutsumien jäsenten nimet ja sähköpostit.
• Turvallisuus- ja tekniset tiedot: IP-osoite, selain, käyttöjärjestelmä ja laitetyyppi kirjautumisen yhteydessä; IP-osoite tilittömissä siirroissa (vierailijarajoja varten) ja yhteydenottolomakkeella lähetetyissä viesteissä.
• Meille lähetetyt viestit: yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse lähetettyjen viestien sisältö.

Siirtojen vastaanottajista. Kun lähetät tiedostoja jollekulle, annat meille hänen sähköpostiosoitteensa. Käytämme sitä ainoastaan tiedostoja koskevan ilmoituksen lähettämiseen. Lähetä tiedostoja vain henkilöille, jotka odottavat niitä.

4. Päästä päähän -salaus

Päästä päähän -tilassa (E2EE) tiedostot salataan selaimessasi ennen lataamista, eikä avain koskaan päädy meille. Emme näe näiden tiedostojen sisältöä. Näemme vain palvelun toiminnan kannalta tarpeelliset tekniset tiedot: koon, päivämäärän ja vanhenemisen. Sisältöä tarvitsevat ominaisuudet (esikatselu, vesileima) käyttävät tavallisia siirtoja, jotka on salattu siirron aikana (HTTPS), mutta joita palvelimemme voivat käsitellä esikatselujen luomiseksi.

5. Miksi käsittelemme tietoja ja millä oikeusperusteella

• Palvelun tarjoaminen – tili, siirrot, SynBox, kauppa, tiimit, tilaukset ja niihin liittyvät sähköpostit (esimerkiksi vahvistukset, tunnistuskoodit, maksumuistutukset): sopimuksen täytäntöönpano, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
• Laskutus ja kirjanpito: lakisääteinen velvoite, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta.
• Turvallisuus ja väärinkäytösten estäminen – kirjautumisloki, vierailijarajat, laitonta sisältöä koskevien ilmoitusten tutkiminen: oikeutettu etumme suojata palvelua ja sen käyttäjiä, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
• Viesteihisi vastaaminen: oikeutettu etu tai tarvittaessa sopimuksen täytäntöönpano.
• Oikeuksiemme puolustaminen mahdollisissa riidoissa: oikeutettu etu.

Emme lähetä uutiskirjeitä emmekä käytä tietoja markkinointiin. Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia. Ainoat automaattiset toimet ovat käyttöehdoissa määritellyt, esimerkiksi tilin keskeyttäminen maksamatta jättämisen vuoksi, josta ilmoitetaan sinulle etukäteen.

6. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Siirrot: valittuun vanhenemispäivään asti, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
• Tili, SynBox ja kauppa: niin kauan kuin tili on olemassa. Kun tili poistetaan, ne poistetaan välittömästi. Kun tilaus päättyy tai jää maksamatta, Free-tilauksen ylittävät tiedot poistetaan Käyttöehdoissa määriteltyjen aikojen jälkeen.
• Laskutusasiakirjat: kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan (yleensä 5–10 vuotta).
• Turvallisuustiedot (kirjautumisloki, IP-osoitteet): enintään 12 kuukautta.
• Yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit: vastaamiseen tarvittavan ajan, sen jälkeen enintään 12 kuukautta.

7. Kenelle luovutamme tietoja

Tiedot tallennetaan omille palvelimillemme Romaniassa. Luovutamme niitä vain seuraavissa tilanteissa:

• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanti) korttimaksuja varten. Stripe käsittelee maksutietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
• Google ja Microsoft, vain jos valitset kirjautumisen niiden tilillä. Tällöin saamme niiltä nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tilin tunnisteen.
• Julkiset rekisterit: kun tilaat yrityksenä, tarkistamme verotunnisteen Romanian veroviranomaiselta (ANAF) tai muissa EU-jäsenvaltioissa toimivien yritysten osalta Euroopan komission VIES-järjestelmästä.
• Viranomaiset (esimerkiksi veroviranomaiset, esitutkintaviranomaiset, tuomioistuimet), vain kun laki sitä edellyttää.
• Siirtojen vastaanottajat saavat nimesi tai sähköpostiosoitteesi, viestin ja tiedostot, jotka päätät lähettää heille.

Emme myy emmekä vuokraa tietojasi.

8. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Stripe, Google ja Microsoft voivat siirtää tiettyjä tietoja Yhdysvaltoihin. Nämä siirrot perustuvat Euroopan komission EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

9. Evästeet

Käytämme vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Emme käytä analytiikka-, mainos- tai seurantaevästeitä, minkä vuoksi emme pyydä suostumustasi bannerilla.

Eväste	Tarkoitus	Kesto
istuntoeväste (PHPSESSID)	pitää sinut kirjautuneena ja suojaa lomakkeita	kunnes selain suljetaan
remember_token	pitää sinut kirjautuneena, vain jos valitset ”muista minut”	30 päivää
lang	muistaa sivustolle valitsemasi kielen	1 vuosi

10. Miten suojaamme tietoja

Käytämme salattuja yhteyksiä (HTTPS/TLS), peruuttamattomilla kryptografisilla algoritmeilla tallennettuja salasanoja, kaksivaiheista vahvistusta, valinnaista päästä päähän -salausta, rajoitettua pääsyä palvelimille ja omaa infrastruktuuria Romaniassa. Mikään toimenpide ei voi taata ehdotonta turvallisuutta, mutta jos tapahtuu oikeuksiasi vaarantava henkilötietojen tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä sinulle lain edellyttämällä tavalla.

11. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja käsittelemme sinusta, ja saada niistä jäljennös (tarkastusoikeus);
• oikaista virheelliset tiedot (oikeus tietojen oikaisemiseen); voit muuttaa nimesi ja kielesi suoraan tililläsi;
• pyytää tietojesi poistamista (oikeus tulla unohdetuksi); voit poistaa tilisi suoraan tilisivultasi;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• saada tietosi jäsennellyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen);
• vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä.

Käyttääksesi oikeuksiasi kirjoita meille osoitteeseen office@syntransfer.ro. Vastaamme kuukauden kuluessa; monimutkaisissa tapauksissa aikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme sinulle. Turvallisuutesi vuoksi voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Romanian kansalliselle henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomaiselle (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, tai asuinmaasi tietosuojaviranomaiselle.

12. Lapset

Palvelua ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille, emmekä tietoisesti käsittele heidän tietojaan. Jos huomaat, että alle 16-vuotias lapsi on luonut tilin, kirjoita meille, niin poistamme sen.

13. Muutokset

Voimme päivittää tätä käytäntöä. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai näkyvällä ilmoituksella sivustolla. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyy sivun yläosassa.

14. Kieli

Tämä käytäntö on saatavilla useilla kielillä. Tämä on käännös; ristiriitatilanteissa romaniankielinen versio on ensisijainen.