Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je syntransfer.ro gebruikt, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt op grond van Verordening (EU) 2016/679 (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

SYNAPTIC SYSTEMS SRL, statutair gevestigd aan Str. Puțul cu Plopi nr. 18, Sector 1, Boekarest, Roemenië, met vestiging aan Str. Colonel Corneliu Popeia nr. 37, Sector 5, Boekarest, Handelsregisternr. J2008004760405, fiscaal nummer RO 23504970, is verantwoordelijk voor de gegevens die via syntransfer.ro worden verwerkt.

Voor vragen of verzoeken over je gegevens: office@syntransfer.ro.

2. In het kort

• Alle gegevens, ook de bestanden, worden opgeslagen op eigen servers in Roemenië. E-mails worden verstuurd via onze eigen mailservers.
• We verkopen geen gegevens, tonen geen advertenties en gebruiken geen tracking- of statistiekcookies.
• End-to-end versleutelde overdrachten kunnen wij niet lezen.
• Bestanden worden automatisch verwijderd als ze verlopen, en je kunt je account op elk moment zelf verwijderen via je accountpagina.

3. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen opgeslagen in onomkeerbare cryptografische vorm), voorkeurstaal, beveiligingsinstellingen (tweestapsverificatie) en, als je inlogt met Google of Microsoft, de id van dat account.
• Bestel- en factuurgegevens: naam, adres, telefoon, land; voor bedrijven: bedrijfsnaam, fiscaal nummer, handelsregisternummer en optioneel IBAN; het gekozen abonnement, de bedragen en de abonnementsgeschiedenis.
• Betaalgegevens: kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe; wij ontvangen alleen de betaalbevestiging en de Stripe-id’s van klant en abonnement, niet je kaartgegevens.
• Overdrachten: de bestanden, hun namen en grootte, het e-mailadres van de afzender, de e-mailadressen van de ontvangers, het bericht en eventueel spraakbericht, de instellingen van de overdracht (vervaldatum, cryptografisch opgeslagen wachtwoord, downloadlimiet) en downloadstatistieken (datum, IP-adres).
• SynBox, winkel en bestandsverzoeken: opgeslagen bestanden en het activiteitenlogboek (uploads, downloads, verwijderingen), gegevens van het winkelprofiel en de producten, en de naam en het e-mailadres van wie je bestanden stuurt via verzoeken.
• Teams: namen en e-mailadressen van de leden die de abonnementhouder uitnodigt.
• Beveiligings- en technische gegevens: IP-adres, browser, besturingssysteem en apparaattype bij het inloggen; het IP-adres bij overdrachten zonder account (voor de bezoekerslimieten) en bij berichten via het contactformulier.
• Berichten aan ons: de inhoud van berichten via het contactformulier of per e-mail.

Over ontvangers van overdrachten. Als je iemand bestanden stuurt, geef je ons zijn e-mailadres. We gebruiken het alleen om hem de melding over de bestanden te sturen. Stuur bestanden alleen naar mensen die ze verwachten.

4. End-to-end-versleuteling

In end-to-end-modus (E2EE) worden bestanden vóór het uploaden in je browser versleuteld en bereikt de sleutel ons nooit. We kunnen de inhoud van deze bestanden niet zien. We zien alleen de technische gegevens die nodig zijn voor de werking: grootte, datum en vervaldatum. Functies die de inhoud nodig hebben (voorbeelden, watermerk) gebruiken gewone overdrachten, die tijdens het verzenden versleuteld zijn (HTTPS) maar door onze servers kunnen worden verwerkt om de voorbeelden te maken.

5. Doeleinden en rechtsgronden

• Levering van de dienst – account, overdrachten, SynBox, winkel, teams, abonnementen en de bijbehorende e-mails (bijvoorbeeld bevestigingen, verificatiecodes, betalingsherinneringen): uitvoering van de overeenkomst, art. 6, lid 1, onder b, AVG.
• Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting, art. 6, lid 1, onder c, AVG.
• Beveiliging en misbruikpreventie – inloglogboek, bezoekerslimieten, onderzoek van meldingen van illegale inhoud: ons gerechtvaardigd belang om de dienst en de gebruikers te beschermen, art. 6, lid 1, onder f, AVG.
• Beantwoording van je berichten: gerechtvaardigd belang of, waar van toepassing, uitvoering van de overeenkomst.
• Verdediging van onze rechten bij eventuele geschillen: gerechtvaardigd belang.

We versturen geen nieuwsbrieven en gebruiken de gegevens niet voor marketing. We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor je hebben. De enige automatische handelingen zijn die in de gebruiksvoorwaarden, bijvoorbeeld de opschorting van een account wegens niet-betaling, waarover je vooraf wordt geïnformeerd.

6. Bewaartermijnen

• Overdrachten: tot de gekozen vervaldatum; daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Account, SynBox en winkel: zolang het account bestaat. Bij verwijdering van het account worden ze direct verwijderd. Als een abonnement eindigt of niet wordt betaald, worden gegevens die het Free-abonnement overschrijden verwijderd na de termijnen in de Algemene voorwaarden.
• Factuurdocumenten: gedurende de termijn die de boekhoud- en belastingwetgeving voorschrijft (doorgaans 5 tot 10 jaar).
• Beveiligingsgegevens (inloglogboek, IP-adressen): maximaal 12 maanden.
• Berichten via het contactformulier: zolang nodig om te antwoorden en daarna maximaal 12 maanden.

7. Met wie we gegevens delen

De gegevens worden opgeslagen op eigen servers in Roemenië. We delen ze alleen in de volgende gevallen:

• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland), voor kaartbetalingen. Stripe verwerkt betaalgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid.
• Google en Microsoft, alleen als je kiest om met hun account in te loggen. In dat geval ontvangen we van hen je naam, e-mailadres en account-id.
• Openbare registers: als je als bedrijf bestelt, controleren we het fiscaal nummer bij de Roemeense belastingdienst (ANAF) of, voor bedrijven uit andere EU-lidstaten, in het VIES-systeem van de Europese Commissie.
• Overheidsinstanties (bijvoorbeeld belastingdienst, opsporingsinstanties, rechtbanken), alleen als de wet ons daartoe verplicht.
• Ontvangers van overdrachten ontvangen je naam of e-mailadres, het bericht en de bestanden die je hun stuurt.

We verkopen of verhuren je gegevens niet.

8. Doorgifte buiten de EU

Stripe, Google en Microsoft kunnen bepaalde gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten. Die doorgifte berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of op de door de Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

9. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn voor de werking van de site. We gebruiken geen statistiek-, advertentie- of trackingcookies en vragen daarom geen toestemming via een banner.

Cookie	Doel	Duur
sessiecookie (PHPSESSID)	houdt je ingelogd en beveiligt formulieren	tot je de browser sluit
remember_token	houdt je ingelogd, alleen als je “onthoud mij” aanvinkt	30 dagen
lang	onthoudt de gekozen taal van de site	1 jaar

10. Hoe we gegevens beschermen

We gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), wachtwoorden die met onomkeerbare cryptografische algoritmen zijn opgeslagen, tweestapsverificatie, optionele end-to-end-versleuteling, beperkte toegang tot de servers en eigen infrastructuur in Roemenië. Geen enkele maatregel kan absolute veiligheid garanderen; doet zich een inbreuk op persoonsgegevens voor die je rechten in gevaar brengt, dan informeren we je zoals de wet voorschrijft.

11. Je rechten

Je hebt het recht:

• te weten welke gegevens we over je verwerken en een kopie te ontvangen (recht op inzage);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (recht op rectificatie); naam en taal kun je direct in je account wijzigen;
• verwijdering van je gegevens te vragen (recht op vergetelheid); je account kun je direct via je accountpagina verwijderen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen en aan een andere verantwoordelijke door te geven (recht op overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Om je rechten uit te oefenen, mail je naar office@syntransfer.ro. We antwoorden binnen een maand; in complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover we je informeren. Voor je veiligheid kunnen we vragen je identiteit te bevestigen.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Roemeense toezichthouder voor de verwerking van persoonsgegevens (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, of bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar je woont.

12. Kinderen

De dienst is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar en we verwerken niet bewust hun gegevens. Merk je dat een kind jonger dan 16 jaar een account heeft aangemaakt, mail ons dan en we verwijderen het.

13. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. Over belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail of via een duidelijke melding op de site. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan de pagina.

14. Taal

Dit beleid is in meerdere talen beschikbaar. Dit is een vertaling; bij verschillen is de Roemeense versie leidend.